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Combien de courriels écrivez-vous par jour ?

Une vingtaine?

Peut-être des centaines sur une base hebdomadaire? Nous utilisons des courriels pour communiquer avec notre équipe, nos collègues, nos chefs, nos clients et nos fournisseurs, mais avez-vous déjà arrêté et regardé comment vous les écrivez? Comment gérez-vous vos mails ? Les courriels que vous écrivez sont-ils ouverts et compris? Les gens répondent-ils à vos messages ou manquent-ils des informations clés?

Je pense que l’écriture d’un courrier électronique efficace est une compétence vitale aujourd’hui car, comme tout dans le monde de la relation client, un courrier électronique doit donner des résultats. Vous devez écrire des courriels que les gens veulent ouvrir, lire et répondre, et si vous demandez à quelqu’un de faire quelque chose, dites «oui» à votre demande.

En suivant ces règles simples, vous affinerez la manière dont vous écrivez vos messages par courrier électronique, augmenterez votre taux de réponse et serez également plus apprécié par vos collègues, vos clients et partenaires commerciaux.

1. Ne pas abuser du courrier électronique

Nous devrions tous viser à atteindre la boîte de réception zéro. Pour ce faire, l’une des premières questions que vous devriez vous poser est la suivante: «Cet email est-il vraiment nécessaire? Pouvez-vous demander les mêmes informations par téléphone, en utilisant Skype, par chat ou tout autre outil de messagerie? « 

Avant d’envoyer un courrier électronique, répondez à ces questions et agissez en conséquence!

Par exemple, lorsque j’avais un court message à transmettre, j’étais une de ces personnes qui aimait envoyer des courriels vierges en utilisant dans l’objet «EOM» (End of Message), comme celui-ci:

«Pourriez-vous s’il vous plaît envoyer le rapport financier de septembre? Merci! EOM ”

Sans se rendre compte qu’une interaction face 2 face ou des messageries instantanées permettent d’obtenir des réponses plus rapides et de réduire la charge des emails.

Donc, en particulier pour la communication interne, remplacez votre courrier électronique en allant parler directement aux gens.

2. Focus sur l’objet du mail

Un titre de journal a deux fonctions: il attire votre attention et résume l’article afin que vous puissiez décider de le lire ou non. L’objet de votre message électronique doit faire la même chose, en fournissant les informations les plus importantes.

La ligne de sujet doit indiquer de manière concise votre objectif d’écriture: soyez précis et concis, avec une date, une date limite ou un appel à l’action si vous souhaitez le rendre plus détaillé et plus énergique.

D’après certaine étude, il a été découvert que les lignes d’objet avec seulement 3-4 mots (à l’exception des conventions d’email telles que Re: et Fwd 🙂 reçoivent le plus de réponses.

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3. Ton formel ou informel dans vos emails

Certains courriels exigent un équilibre délicat de personnalité et de professionnalisme. Dans ce compromis, vous pouvez être décontracté en utilisant le degré de formalité approprié. Ce que je veux dire, c’est que, que votre courrier électronique adopte un ton formel ou informel, certaines ouvertures sont tout simplement trop professionnelles pour un courrier électronique professionnel. Par exemple, “Yo” n’est pratiquement jamais une bonne entrée en matière par courrier électronique, utilisez plutôt “Bonjour”.

J’aime commencer à envoyer des courriels en évitant le plus commun «espérons que vous allez bien», «j’espère que vous allez bien», car ils semblent vides, dénués de sens et sincères. Je préfère quelque chose de plus personnel, comme «comment s’est passé ta randonnée le week-end?» Ou «Comment ça se passe à Barcelone? J’espère que vous restez au frais pendant la canicule. »Ou« J’espère que votre hiver démarrera bien. Avez-vous déjà prévu quelque chose pour Noël? « Ou » Hé, c’est vendredi! J’espère que vous avez des projets intéressants pour le week-end.

Plus vous êtes familier avec le destinataire, mieux cela fonctionne. Et d’une manière générale, inclure une note personnelle peut réchauffer l’ensemble de l’échange et peut être apprécié, en particulier si vous arrivez au point rapidement.

Si vous savez que la personne à qui vous écrivez, n’aime pas trop bavarder, utilisez plutôt le brise-glace «Je sais que vous êtes submergé, donc je serai bref.» Et allez droit au but. Une formation pour se perfectionner dans vos écrits, permet d’avoir ces automatismes.

4. Pensez au point que vous voulez faire passer

Vous êtes occupé, je suis occupé, tout le monde est occupé, nous n’avons le temps de rien pour ces jours-ci. La seule chose qui intéresse probablement la personne à qui vous écrivez est elle-même et ses problèmes, alors essayez de penser à eux et pensez à vous-même à leur place. Gardez le message concentré.

  • Pourquoi écrivez-vous?
  • Répondez-vous à une demande?
  • Vous vous excusez pour une erreur de votre part?
  • Demander au destinataire de prendre des mesures pour vous?

Soyez précis, pertinent et droit au but!

Dites-leur ce que vous voulez. Soyez explicite et incluez un appel clair à l’action.

5. Soyez bref et simple dans votre communication écrite

Et utilisez des phrases courtes. Les gens n’ont pas beaucoup de temps pour lire les courriels, la plupart du temps, ils numérisent des textes, parce que nous sommes tous submergés par les informations. L’attention de chacun est courte. Si vous ne voulez pas perdre votre temps et celui de quiconque, garder le message court.

Par exemple, avez-vous eu l’opportunité d’ouvrir un email d’un collègue de plus de 300 mots ? Il ya tellement de choses dans l’email que vous vous dites tout de suite: «Je n’ai pas le temps, j’arriverai plus tard à cet email». Est-ce que le courrier électronique finit par rester dans votre boîte de réception pendant très longtemps ? Et que dire de ces courriels dont l’explication est si longue et qui n’arrivent jamais au point de ne pas être clairs au sujet du retour requis?

J’ai souvent fait l’expérience de cela et mon conseil personnel pour éviter ce genre de situation est de ne partager que les informations les plus vitales afin de permettre à la personne qui reçoit le courrier électronique de prendre une décision facile concernant le moyen de répondre.

Dans cette recherche, il a été découvert que les courriels de 75 à 100 mots avaient le taux de réponse le plus élevé.

Pour simplifier les choses, vous êtes libre de suivre ce script:

  • Qui: présentez-vous si nécessaire.
  • Quoi: qu’est-ce que vous voulez accomplir, c’est généralement la demande que vous faites.
  • Pourquoi: Pourquoi cette personne tire-t-elle avantage de dire oui à votre demande, quelle valeur apportez-vous?
  • Comment: voudriez-vous qu’ils réagissent ou quel suivi feriez-vous? Cela créera une sorte d’état d’urgence, définissant notamment un délai.
  • Quand: Y a-t-il un délai dans lequel cette personne doit vous contacter? Cela vous aidera à organiser leur liste de tâches et à personnaliser leur boîte de réception.

L’email idéal est concis. L’important est d’arriver rapidement au but et de spécifier la réponse souhaitée.

6. Répondre rapidement au mail

Répondez rapidement. Les personnes qui répondent aux emails se font rapidement remarquer par l’expéditeur. Les non-réponses envoient souvent des messages négatifs au rédacteur; une réponse retardée crée de l’encombrement dans la mesure où la décision peut déjà avoir été prise ou une échéance manquée.

Mon objectif est de répondre dans les 24 heures (si ce n’est pas beaucoup plus tôt), même si je n’ai pas de retour sur le sujet demandé, avec une ligne qui m’achète du temps. Cela satisfait l’autre personne que je suis dessus et me donne le temps de faire un suivi quand cela fonctionne conformément à mon emploi du temps. Quelque chose comme «À ce sujet, je serai en contact approximativement dans [délai]»

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7. Retenez vos émotions dans votre communication écrite

Été là, fait ça. Croyez-moi, réfléchissez avant de cliquer sur «Envoyer».

Si vous vous trouvez en train d’écrire dans la colère, sauvegardez un brouillon et allez prendre un café. Lisez de nouveau votre courrier électronique, n’oubliez pas de garder votre sang-froid et d’ignorer les attaques personnelles, expliquez simplement votre position. La règle générale à suivre dans ce sens est la suivante:

si vous vous sentez en colère ou mal compris, n’écrivez pas un email!

8 Devriez-vous utiliser des emojis dans vos courriels ?

C’est à vous. À votre propre style. La communication par courrier électronique manque des signaux émotionnels sur lesquels nous nous appuyons lors de conversations en face à face ou par téléphone, ce qui entraîne de nombreux malentendus lorsque les gens lisent un courrier électronique.

Les messages censés être positifs sont souvent interprétés comme neutres, et les messages neutres, comme négatifs.

Personnellement, je les évitais, mais depuis un moment, je personnalise les courriels avec des émoticônes, en particulier lorsque je suis en contact étroit avec le destinataire, tout simplement parce que je souhaite être mieux compris.

9. Savoir conclure votre communication écrite par email

Terminez l’email en remerciant le destinataire et en le signant avec votre nom, car j’estime que l’utilisation exclusive de la signature formelle que vous avez créée est impersonnelle.

Dans cette étude, les chercheurs ont confirmé que les courriers électroniques qui se terminent avec gratitude obtiennent les taux de réponse les plus élevés. Des expressions telles que «Merci», «Bien à vous», «En vous remerciant» fonctionnent vraiment bien. En particulier «Merci d’avance» qui a obtenu le taux de réponse le plus élevé.

De l’autre côté, les signatures génériques telles que «Cordialement», et «Bien Cordialement», ont les scores les plus bas avec le simple «Meilleurs salutations» qui reçoit le pire taux de réponse.

Ce qu’il faut retenir dans la communication écrite par email

Un dernier conseil avant de conclure:

  • lisez encore une fois votre courrier électronique,
  • assurez-vous que votre message est correct,
  • remerciez lorsque cela vous convient et que vous transmettez le bon message.

En fin de compte, savoir écrire un email efficace est une compétence essentielle et suivre ces quelques conseils peut faire une grande différence dans la façon dont les gens perçoivent et répondent à vos messages. Avez-vous une autre suggestion à partager pour améliorer votre communication écrite par email ? Partagez-le dans la case de commentaire ci-dessous.