Comment briefer, animer une équipe au quotidien ?

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Le briefing est une réunion d’information permettant de mobiliser l’ensemble des collaborateurs. Bien souvent négligé, il s’inscrit pourtant parmi les outils de leadership les plus efficaces. Il permet non seulement de partager des informations, mais aussi de faire le point sur l’avancée des tâches, de faciliter la coordination de l’équipe au quotidien et surtout de fixer les objectifs. A travers le brief, un manager efficace cultive l’esprit d’équipe et rappelle le rôle de chacun. Il recueille toutes les idées et les suggestions de la part des membres de l’équipe.

Quoi qu’il en soit, le brief doit refléter le style de management appliqué au sein de l’organisation. Il doit également avoir des impacts positifs sur la productivité et les performances générales du groupe. Pour toutes ces raisons, il faut prendre le temps de préparer un briefing comme il se doit et de choisir une animation d’équipe adéquate !

La préparation du brief

Définir la fréquence et la durée

Il est important de mettre en place un véritable planning pour intégrer le briefing dans le quotidien de l’équipe. Ce type de réunion peut par exemple se tenir une ou deux fois par semaine. Tout dépendra des enjeux et du contexte.

En ce qui concerne la durée, le briefing a l’avantage d’être court. Comptez entre un quart et une demi-heure au maximum. Faites attention à ne pas transformer votre brief en réunion classique. Il ne devrait pas y avoir de place pour les longs débats et exposés. Il faudra éviter de s’attarder sur les détails inutiles.

Choisir le lieu

D’une manière générale, un briefing se tient au sein même de l’espace de travail. Ce type de regroupement est considéré comme étant « informel », ce qui vous évitera de louer un lieu ou bloquer la salle de réunion pendant des heures. Il est tout à fait possible d’improviser selon le thème à aborder et la configuration des lieux.

Il est conseillé de choisir un espace retiré des postes de travail. Bien qu’il s’agisse d’une réunion brève, il est important que chaque participant puisse y consacrer toute son attention. Tout doit être mis en œuvre pour éviter toute perturbation.

Si vous travaillez dans le secteur du télétravail, sachez qu’il est tout à fait possible de programmer un brief en vidéoconférence. Ce type de briefing requiert un maximum de capacité d’écoute.

Le nombre de participant

Un brief réunit 10 personnes au maximum. Si vous avez affaire à une grande équipe, pensez à diviser les membres en plusieurs catégories. Vous pouvez par exemple procéder par projet, par service ou autre.

L’animation du brief

Pour un manager actuel, le brief est l’un des outils les plus utilisés en vue de la mobilisation d’une équipe. Il s’agit d’un repère quotidien donnant du sens au travail et valorisant les efforts de chacun. Un briefing dynamique permet de motiver l’ensemble de l’équipe.

Le plus important dans l’animation d’un brief, c’est de faire des phrases courtes, claires et concises. Il faudra aussi privilégier les faits, les chiffres et les graphes pour montrer les résultats au lieu de longs discours. Evitez de vous éloigner des points d’attention.

En ce qui concerne la posture non verbale, vous devez regarder vos interlocuteurs. Cela vous permet de garder l’attention de tous. Soyez attentif aux réactions de chaque participant selon les points que vous évoquez. Il faudrait que tous les participants se tiennent debout et forme un cercle ou un demi-cercle.

Il est toujours important d’adopter une attitude de conseil envers vos collaborateurs. Assurez-vous que ceux-ci comprennent parfaitement le sujet abordé. Faites une écoute active, si besoin ! Néanmoins, faites attention à ne pas ouvrir involontairement un débat.

Au cours du brief, il est essentiel de rappeler les efforts à fournir pour atteindre les objectifs fixés. Pour animer un briefing, vous pouvez privilégier une approche participative, tout en gardant le contrôle des échanges et de la durée.

Le suivi des actions décidées au cours du brief

Cette étape permet de suivre les objectifs fixés ainsi que l’application des décisions prises au cours du briefing. L’idée est d’évaluer l’efficacité du brief sur chaque membre de l’équipe et de prévoir des solutions pour un prochain échange. Cela permet surtout de relever les difficultés rencontrées. Si besoin, il faudra mettre en place un tableau de suivi des objectifs convenus pendant le brief.

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