Même si « écrivain » n’est mentionné nulle part dans votre description de poste, la capacité de bien écrire peut être un grand coup de pouce pour votre carrière.
De la communication avec des clients potentiels via votre newsletter à l’envoi d’un e-mail à votre patron à la rédaction d’un rapport à l’échelle de l’entreprise, la plupart des communications professionnelles se font par écrit, il est donc absolument essentiel que vos compétences en rédaction soient à la hauteur.
Voici 7 conseils pour améliorer vos compétences en rédaction commerciale, quel que soit votre poste.
Soyez concis
Que vous écriviez pour des clients ou des collègues, n’oubliez pas que tout le monde manque de temps. Afin d’attirer et de conserver l’attention des gens, vous devez être concis. N’oubliez pas que les articles plus courts sont susceptibles d’être lus sur un appareil mobile. Utilisez donc des phrases et des paragraphes courts pour que le texte reste lisible et mettez votre point principal dans la première phrase. Pour les rapports plus longs, utilisez des en-têtes de section et des outils de mise en forme, comme la police en gras, pour attirer l’attention sur les idées clés (mais n’en faites pas trop).
Réfléchissez avant d’écrire
Avant de coucher le stylo sur le papier ou les mains sur le clavier, réfléchissez à ce que vous voulez dire. L’erreur que font beaucoup de gens est qu’ils commencent à écrire prématurément. Ils élaborent leurs pensées au fur et à mesure qu’ils écrivent, ce qui rend leur écriture moins structurée, sinueuse et répétitive. Posez-vous la question : que doit savoir ou penser mon public après avoir lu cet e-mail, cette proposition ou ce rapport ? Si la réponse n’est pas immédiatement claire, vous allez trop vite. Prenez du recul et passez plus de temps à rassembler vos pensées.
Soyez direct
Faites valoir votre point de vue dès le départ. Beaucoup de gens trouvent que le style d’écriture et la structure qu’ils ont développés à l’école ne fonctionnent pas aussi bien dans le monde des affaires. L’une des grandes maladies de la rédaction commerciale est de reporter le message à la partie médiane de l’écriture. En présentant d’abord succinctement votre idée principale, vous faites gagner du temps à votre lecteur et affinez votre argumentation avant de plonger dans le gros de votre écriture. Lors de la rédaction de notes de service et de propositions plus longues, je suggère d’énoncer le problème et la solution proposée en « 50 mots maximum » dès début de votre email professionnel.
Soyez concis
N’utilisez pas trois mots quand un seul ferait l’affaire. Assurez-vous que chaque mot correspond à votre idée. Coupez chaque mot ou phrase inutile. À la minute où les lecteurs sentent qu’un texte est prolixe, ils commencent à s’en désintéresser.
Voici quelques pistes pour supprimer ce qui est inutile:
- ne parlez pas de ce qui est évident.
- Faites confiance au bon sens de votre lecteur;
- n’émaillez pas votre document d’expressions vides telles que «comme on le sait», «il est généralement admis que», «à mon avis», «et ainsi de suite», «tant de l’avis de A que de celui de B»;
- ne vous répétez pas. Par exemple, quand vous faites référence à un comité dont le nom est long, n’écrivez son nom en entier qu’une seule fois: «Cette question a été posée au comité des achats de guides stylistiques. Le comité a répondu que…». Bien sûr, il pourra arriver que vous deviez reprendre ce nom, mais le principe demeure: évitez les répétitions inutiles.
Surveillez votre ton
Le ton n’a pas seulement d’importance lorsque vous parlez aux gens face à face. Cela affecte également votre écriture. Vous pouvez dire quand les gens sont brusques, grossiers ou hostiles lorsqu’ils écrivent. Lorsque vous écrivez, utilisez un ton amical qui invite les lecteurs à faire attention tout en étant courtois avec eux. Ils apprécieront cela plus que vous ne le pensez.
Savoir quand écrire et quand ce n’est pas le cas
Parfois, envoyer un message ou un e-mail n’est pas le meilleur moyen d’entrer en contact. Il serait peut-être préférable de décrocher le téléphone, d’organiser un chat vidéo ou de se rencontrer en personne. Gardez cela à l’esprit lorsque vous êtes sur le point d’envoyer un message. Ce message est-il mieux envoyé par écrit, ou doit-il être livré en face à face ?
Toujours se relire
Vous seriez surpris de voir combien de professionnels sautent cette étape. Peu importe ce que vous écrivez, assurez-vous qu’il est correctement relu avant de l’envoyer. Même une seule lettre au mauvais endroit dans le mauvais mot peut conduire à l’embarras plus tard. La vérification orthographique n’attrapera pas tout, alors assurez-vous de lire attentivement votre écriture.
Retrouvez d’autres conseils pour maitriser la communication écrite par email dans votre relation client.
