7 conseils pour mieux accueillir mon client au téléphone ?

formation pour améliorer son accueil téléphonique
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La première impression compte toujours lors d’une première rencontre. C’est également le cas pendant un premier appel téléphonique. Une question subsiste chez les professionnels dans le secteur de la relation client :

Comment mieux accueillir son client au téléphone ?

Phone Training se spécialise dans la dispensation de formations sur mesure touchant cedomaine. Renseigner, conseiller et orienter votre client vers votre service ou produit, ce sont les objectifs à retenir absolument dans la réception d’appels.

Mais avant tout cela, voici les astuces pour accueillir au mieux votre clientèle.

1/ Soyez présent et disponible pour vos clients

La disponibilité représente le meilleur atout dans le domaine de la relation client. En effet, votre présence est synonyme de réconfort chez votre interlocuteur. L’émission et la réception d’appels sont capitales dans ce métier. Ne dépassez pas la 3e sonnerie pour la réception d’appels. Soyez agile et la communication devient ainsi plus fluide lors de vos émissions et réceptions d’appels. Résultat : vous respectez votre client et vous reflétez une bonne image de votre société.

2/ Ayez le sourire aux lèvres

Un conseil insensé, diriez-vous, mais souriez lorsque vous effectuez un appel. Il est vrai que votre interlocuteur ne voit pas votre sourire, mais il l’entend et cela le rassure dès le début de la conversation. Partagez votre bonne humeur au téléphone, cela simplifie immédiatement la relation avec le client.

3/ Mettez votre client en confiance

Lors de votre premier contact avec votre client, évitez le classique « Allô ». Présentez-vous et votre société et dites comment vous pouvez aider votre interlocuteur. Ce sont de simples formules qui vous avantagent pour la suite de la conversation. Privilégiez toujours un ton respectueux et bannissez les tournures familières pour éviter que votre interlocuteur raccroche immédiatement.

4/ Soyez toujours à l’écoute

Alliez écoute et efficacité pour mieux accueillir son client au téléphone. Mettez tous vos sens en éveil lors de votre appel. Savoir écouter, prendre des notes, réagir au bon moment, trouver les bons arguments, ce sont quelques astuces indispensables pour être efficace dans ce domaine. C’est en écoutant attentivement les problèmes ou les attentes de votre client que vous trouvez la solution adéquate. C’est aussi de cette manière que vous repérez les incompréhensions chez votre interlocuteur. De ce fait, vous êtes plus apte à mener l’entretien à votre aise et aussi rattraper quelques clients mécontents.

5/ Soyez actif, spontané et pertinent

L’accueil téléphonique ou physique exige une sérieuse implication afin de satisfaire le client à 100 %. Mettez-le à l’aise et procédez à une approche commerciale simple sans agresser votre interlocuteur. Être en parfaite harmonie avec les produits ou le service de votre entreprise est un avantage exceptionnel pour fidéliser la clientèle ou pour attirer encore plus de prospects. Dans tous les cas, mieux accueillir son client au téléphone implique un discours bien solide et des arguments de taille. Positivez, ayez toujours des solutions à portée de main.

6/ Rappelez le plus tôt possible

La règle est simple, que ce soit un client ou un prospect, tenez toujours votre promesse. Rappelez-les dans les plus brefs délais si vous n’avez pas pu traiter la demande convenablement. Ayez le sens de l’organisation, pensez au célèbre principe : « Premier arrivé, premier servi ». Ainsi, vous montrez aussi une bonne image de votre société. Cela prouve également que vous accordez son importance à la personne au bout du fil, ce qui est toujours bien perçu.

7/ Pratiquez, pratiquez

Dans nos formations chez Phone Training, nous dédions 80 % du temps à la pratique et 20 % à la théorie. En effet, nous proposons à nos participants des jeux de rôle et des mises en situation. Faites de même pour accueillir votre client au téléphone. Il n’y a rien de mieux que des exercices au quotidien pour évoluer dans le secteur de la relation client. Enregistrez vos conversations et analysez vos compétences et vos faiblesses. Ces entraînements vous permettent d’être plus compétent dans l’accueil téléphonique.

 

L’accueil téléphonique chez Phone Training est une formation très prisée par les salariés dans le domaine de la relation client. Plusieurs sociétés aident leurs agents dans l’émission et la réception d’appels pour qu’une cohérence et une harmonie s’installent au sein de leur équipe. Grâce à nos séances, les apprenants accueillent mieux leurs clients au téléphone.

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